- El centro eliminó los registros en papel para implementar la ficha clínica electrónica RAYEN.
- La digitalización permitió obtener la acreditación de calidad otorgada por el Ministerio de Salud.
- El proceso requirió años de capacitación y gestión del cambio para adaptar al personal a los nuevos protocolos.
La decisión de la Municipalidad de Padre Las Casas de avanzar hacia una gestión digital en su Centro de Salud Familiar permitió reemplazar progresivamente los registros en papel, fortalecer la trazabilidad de la información y facilitar el trabajo de los funcionarios. Este proceso fue determinante para que obtuviera su acreditación de calidad.
Las más de 20.800 personas inscritas en el CESFAM Conunhuenu, en Padre Las Casas, hoy acceden a una atención más ordenada, segura y eficiente. Este avance es resultado de un proceso de modernización impulsado por el municipio, que incorporó la ficha clínica electrónica RAYEN junto a otras soluciones tecnológicas para mejorar la gestión de la información.
La Ficha Clínica Única permitió centralizar los antecedentes de los pacientes, eliminar progresivamente los registros paralelos en papel y disponer de información clínica actualizada cuando los equipos la necesitan. Este cambio fue clave para cumplir con los estándares exigidos por el Sistema Nacional de Acreditación de Calidad de Prestadores Institucionales de Salud.
El CESFAM Conunhuenu cuenta con 165 funcionarios, de los cuales 34 pertenecen a SAR y 11 a la Posta de Salud Rural Metrenco, esos últimos establecimientos dependientes del centro de salud. Todo este cambio comenzó en 2019 y requirió una importante transformación interna. Desde 2022 y por unos tres años, el CESFAM avanzó en la eliminación de los registros paralelos; por lo tanto el cambio fue paulatino y por etapas, ya que había desafíos y miedos que enfrentar como no tener disponibilidad de los antecedentes o enfrentarse a la pérdida de información. Abordar esos temores exigió capacitación, acompañamiento y un trabajo sostenido de adaptación.
La directora del CESFAM Conunhuenu, Elizabeth Rosales, comenta sobre este proceso: “Para los funcionarios fue un gran desafío. Fue un proceso de adaptación y de ir avanzando, entendiendo que es una validación de calidad que nos permitirá continuar atendiendo patologías GES y que nos ordenaría los procedimientos que utilizamos para nuestras atenciones”. Mientras que Sonia Huaiquimil, Encargada de Calidad del CESFAM, enfatiza que fue un proceso complejo y que requirió mucho trabajo interno, “especialmente el tema de ordenamiento, protocolos y que las cosas se hagan de acuerdo a lo establecido. Esto significó impulsar una gestión del cambio en los funcionarios”.
Del papel a una ficha clínica única y segura
La gestión de la información clínica requirió de un gran esfuerzo, ya que coexistían registros electrónicos y documentos en papel generando sistemas paralelos que dificultaban la trazabilidad y exigían mantener documentos físicos bajo resguardo. “Desde el 2022 fuimos eliminando progresivamente los registros paralelos. El proceso de digitalización comenzó con dos áreas particularmente relevantes: los programas Infantil y Cardiovascular, a través de registros en formularios clínicos, disponibles en el sistema RAYEN. La misma transformación se extendió a la posta de Metrenco y SAR”, explicó Huaiquimil.
En la salud, la seguridad de la información es fundamental y Sonia Huaiquimil destacó la importancia de contar con un sistema que permite tener trazabilidad en los ingresos a la plataforma: “Por ejemplo, el sistema RAYEN permite registrar el motivo de ingreso a una ficha, junto con la identificación del funcionario que realiza la consulta”. Y añadió: “el gran trabajo fue generar el convencimiento de que esta acreditación de calidad con todos los requisitos que solicitaba, que incluían la ficha clínica electrónica y el cumplimiento de protocolos, se hizo por la seguridad de los usuarios y de nosotros mismos al tener toda la información ordenada y organizada por cualquier eventualidad, a modo de respaldo”.
Trazabilidad, seguridad y continuidad de la atención
La ficha electrónica permitió avanzar en aspectos que fueron especialmente relevantes para la acreditación, como la trazabilidad, respaldo documental y disponibilidad de la información. “El poder tener todos los registros de manera digital en una ficha clínica única fue determinante. Los formularios que tiene el sistema también nos ayudaron mucho con el cumplimiento de metas y para trazar la información de manera sencilla y rápida, lo que no ocurría cuando trazábamos la ficha en papel. Ya no se requiere pedirle documentos a una persona que es custodio de estos papeles”, explicó Sonia Huaiquimil. Dijo también que es relevante para los funcionarios consolidar el correcto uso del sistema y asegurar que cada registro sea completado de manera adecuada.
La importancia del acompañamiento en el proceso de acreditación
Este proceso requirió tiempo y una estrategia sostenida de acompañamiento. “El equipo clínico se esforzó y estudió aspectos del sistema y asociados a la acreditación. Fue muy importante contar con el apoyo del equipo de Rayen Salud como acompañamiento en el uso diario del sistema y cómo sacarle mejor provecho en varios procesos. Cada vez que necesitábamos orientación, estaban cerca para orientarnos”, dijo Huaiquimil.
Para el CESFAM Conunhuenu, la acreditación representa un cambio concreto en la forma de organizar y entregar las prestaciones, pero también el inicio de una nueva etapa. Elizabeth Rosales, su directora, detalló: “Nos permite atender las patologías GES, nos entrega ordenamiento a través de protocolos sobre la entrega de prestaciones, implica un gran orden y un proceso de actualización tecnológica de los funcionarios para una mejor atención, además del prestigio que entrega estar acreditados”. “También, fue un desafío para el Departamento de Salud, que tuvo que asumir muchos procesos y capacitarse para ayudarnos. Con esta acreditación de calidad, queremos que los usuarios sepan que estamos tomando todas las medidas para que su atención sea segura”, agregó Sonia Huaiquimil.
La experiencia de Conunhuenu es un ejemplo para otros establecimientos que comienzan este camino. Y muestra que la acreditación fue el resultado de una decisión previa: modernizar la gestión, digitalizar la información clínica y acompañar a los equipos durante el cambio. Un proceso que hoy se traduce en mejores condiciones de trabajo para 165 funcionarios y una atención más segura para toda la comunidad.
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